+48 77 456 58 16
Pon - Pt: 08:00 - 17:00

Netykieta – dobre obyczaje i kultura komunikacji w sieci

Ponoć jeśli nie ma cię w sieci, to nie istniejesz – takie przekonanie dominuje, szczególnie wśród młodzieży, lecz coraz częściej wśród ludzi nauki, polityki i biznesu. Rzeczywistość zdaje się potwierdzać to założenie, a dostępność informacji, opinii, usług i produktów jest nieograniczona. Aby jednak uzyskać interesujące nas informacje lub usługi, musimy skomunikować się, czyli użyć komunikatora lub poczty elektronicznej, by powiadomić o ofercie, pozyskać informacje lub kupić interesujące nas towary. I tu zaczynają się schody.

Chcąc czasami jak najszybciej załatwić sprawę, zapominamy o poprawności komunikacji zarówno pod względem skuteczności przekazu komunikatu, czyli napisania wiadomości w taki sposób, aby odbiorca zrozumiał, o co nam chodzi, jak i zachowania określonych standardów, chociażby nawet tego, aby nie pisać z błędami.

Mówi się, że współczesny człowiek więcej pisze niż czyta. To rodzi różnego rodzaju skutki w procesie kształtowania i rozwoju języka, choć – odnosząc się do komunikatów stosowanych w sieci – coraz częściej można stwierdzić raczej atrofię, degradację i regres języka niż jego rozwój. Zaczynamy się posługiwać skrótami, akronimami i innymi zamiennikami typu emotikony. Zamienniki te w żaden sposób nie są w stanie przekazać emocji, które są niezbędne w budowaniu relacji osobistych i biznesowych. Jak zatem zadbać o to, aby sposób naszej komunikacji wirtualnej w pozytywny sposób wpływał na nasze relacje i wizerunek?

Żyjąc w tzw. realu, musimy, lecz także chcemy, stosować się do wielu społecznie przyjętych reguł. Cenimy sobie na przykład własny dom i nie dopuszczamy myśli, że ktoś obcy może sobie wejść i czuć się u nas jak „u siebie”. Podobnie w Internecie powinniśmy dbać o awatar nas samych i naszego domu. A to możemy zapewnić wyłącznie poprzez zachowanie zasad poprawnej i skutecznej komunikacji. W tym celu na pewno pomocna okaże się NETYKIETA, czyli zbiór zasad kultury obowiązującej w Internecie. Szczególnie jeśli mamy określone aspiracje, nie możemy być internetowym nieokrzesańcem.

Obowiązują 3 główne zasady postępowania i korzystania z Internetu:

  1. Myśl, co robisz i jakie mogą być konsekwencje twojego działania
  2. Nigdy nie działaj na szkodę innych
  3. Nie nadużywaj wolności, bowiem twoja wolność kończy się tam, gdzie zaczyna się wolność kogoś innego

Netykieta to bardzo obszerny temat. Dzisiaj skupimy się przede wszystkim na poczcie elektronicznej, jako że najczęściej jest to nasze podstawowe narzędzie pracy.

Komunikując się z ludźmi przez sieć, musimy zdać sobie sprawę z bardzo trudnej sytuacjami, w której się znajdujemy: nie widzimy naszego rozmówcy i nie możemy „polubić się” pod wpływem pierwszego wrażenia. Zostaje suchy tekst i tylko tekst zadecyduje o tym, jak zostaniemy odebrani przez koleżankę, szefa lub klienta. A zatem w pierwszej kolejności powinniśmy bezwzględnie pamiętać o poprawności językowej. Błędy literowe, ortograficzne czy interpunkcyjne nie najlepiej świadczyć będą o naszym poziomie intelektualnym. Dobrze jest więc przed wysyłką jeszcze raz wszystko przeczytać i upewnić się, że tekst nie zawiera błędów. Pomimo różnych i coraz bardziej doskonałych funkcjonalności sprawdzających poprawność gramatyczną lub ortograficzną, brak wiedzy, nieuwaga i pośpiech to ciągle główne przyczyny popełnianych błędów.

Kolejnym problemem jest pisanie obszernych maili jednym ciągiem – bez akapitów, interlinii itd. Tego po prostu nie da się czytać. Podobnie rzecz się ma, gdy treść pisana jest różnym krojem lub wielkością czcionki, co najczęściej odczytywane jest jako niechlujstwo i brak rzetelności. Jeśli ktoś się nie postarał, żeby jakoś składnie do mnie napisać, to po co ja mam się starać żeby to czytać?

Oto kilka podstawowych zasad obowiązujących w biznesowej korespondencji mailowej:

  1. Po pierwsze nie używaj emotikonek. To bardzo niedojrzałe, wieloznaczne i przede wszystkim nieskuteczne.
  2. Nie wysyłaj plików lub załączników bez żadnego kontekstu lub krótkiej informacji przewodniej. Wypadałoby się przywitać i poinformować odbiorcę, jakie informacje znajdują się w załączeniu.
  3. Zawsze powinno się nadać tytuł wysyłanym mailom, najlepiej taki, który odzwierciedli przedmiot korespondencji lub zawartość wiadomości.
  4. W przypadku korespondencji kierowanej do wiadomości kilku osób odpowiadać należy wszystkim dołączonym do korespondencji.
  5. Rozsyłając maile do grupy adresatów, należy korzystać z pola UDW (ukryty do wiadomości). Nie każdy przecież może chcieć, by jego lub jej adres mailowy został ujawniony pozostałym adresatom.
  6. Zwlekanie z odpowiedzią lub brak odpowiedzi świadczy o braku profesjonalizmu. Jeśli naprawdę nie masz czasu, napisz chociaż, że odezwiesz się w późniejszym terminie.
  7. Nie pisz bez potrzeby dużymi literami, ponieważ mogą zostać odebrane jako krzyk.
  8. Nie rozsyłaj spamu. W ten sposób nakładasz na siebie wyrok wykluczenia z listy kontaktów.
  9. Nie obrażaj nikogo publicznie, nawet jeśli tracisz nerwy i jest mnóstwo powodów, żeby wykrzyczeć, co o kimś myślisz. Zwykle tego typu zachowania odbierane są jako słabość, a słabość i pieniactwo nie idą w parze z klasą.
  10. Swoje opinie, szczególnie te dotyczące spraw kontrowersyjnych, wyrażaj zawsze w sposób kulturalny.

Pomimo wrażenia, że za monitorem jesteśmy ukryci i bezpieczni, wszystko, co wrzucimy do sieci, zostaje tam na zawsze i nigdy tak naprawdę nie jesteśmy anonimowi. Internet to potężne narzędzie. W Internecie możemy zrobić praktycznie wszystko. Problem w tym, że jest to miecz obosieczny i jeżeli nie będziemy rozumni, sami możemy wyrządzić sobie krzywdę.

Tekst: Ewa Rogozińska, specjalista z zakresu komunikacji międzykulturowej i etykiety w biznesie, tłumacz przysięgły języka angielskiego

www.e-sowa.eu

Fot.: ShutterStock

Szybka
wycena
Zapytanie zostało pomyślnie wysłane.